Der Einsatz von NXPowerLite in Unternehmen

Heute möchten wir ein Praxisbeispiel eines unserer Kunden zur Reduzierung des Datenvolumens teilen. Das internationale Unternehmen verfügt alleine am Standort Deutschland über etwa 350 Mitarbeiter und hatte im vorherigen Geschäftsjahr einen überproportionalen Kostenanstieg für die Anschaffung von zusätzlichem Datenspeicher zu verzeichnen, den es für dieses Jahr zu reduzieren gilt. Auch wenn Speicherplatz nicht mehr so teuer ist wie noch vor einigen Jahren, kann er gerade in größeren Unternehmen einen nicht unerheblichen Kostenblock darstellen.

Großer Speicherplatzbedarf durch Office-Dokumente

Bei einer genaueren Recherche der Ursache des hohen Speicherbedarfs fand der IT-Leiter heraus, dass der Hauptgrund für das stark angestiegene Datenvolumen in erster Linie Präsentationen und Word-Dokumente mit eingebetteten Bildern waren, die innerhalb von Mitarbeiter-Teams regelmäßig an mehrere E-Mail-Empfänger versendet, bearbeitet und entsprechend in vielfacher Ausfertigung gespeichert wurden. Den Einsatz einer externen Cloud-Lösung, die es den Teams ermöglichen würde gemeinsam an derartigen Dokumenten zu arbeiten und die jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version bietet, untersagen jedoch die Sicherheitsrichtlinien in diesem Unternehmen.

NXPowerLite als Lösung des Problems

An der Tatsache dass diese Dateien mehrfach auf dem Unternehmensserver gespeichert werden, kann daher nichts geändert werden. Sehr wohl jedoch besteht die Möglichkeit, die Größe der Dateien zu beeinflussen. Für diesen Fall bietet sich NXPowerLite als unkomplizierte und effiziente Problemlösung an. Der Einsatz der Server-Edition von NXPowerLite ermöglicht es, bei einzelnen Dateien je nach Inhalt die Dateigröße bis zu 85% zu reduzieren und damit auf einmal wertvollen Serverspeicherplatz wieder freizugeben.

Ist die erste Optimierung der Dateien auf dem Server mit NXPowerLite durchgeführt, muss keine permanente Überwachung seitens des Administrators erfolgen. NXPowerLite kann für eine automatische Optimierung neu hinzugefügter Dateien terminiert werden so dass jederzeit eine optimale Speicherplatznutzung gewährleistet ist und keine unnötigen Kosten anfallen.

Reduzierung von Backup-Zeiten und geringere Belastung des Mailservers

Ein geringeres Datenvolumen bedeutet automatisch auch eine Reduzierung von Backup-Zeiten und damit verbundene weitere Kosteneinsparungen. Perfekt abgerundet wird der Einsatz von NXPowerLite im Unternehmen durch zusätzliche Installation der Desktop-Version auf den einzelnen Arbeitsplätzen der Mitarbeiter. Richtig konfiguriert kann so z. B. jedes an eine E-Mail angehängte Office-Dokument automatisch vor dem Versand mit NXPowerLite optimiert werden. Das bedeutet eine geringere Auslastung des Mailservers, weniger Bounce-Backs aufgrund von Dateigrößenbeschränkungen und eine geringere Speicherbelastung der Inbox des Empfängers.

Trotz der Investitionskosten für den Einsatz von NXPowerLite konnten die Kosten des Unternehmens für IT und Datenspeicher in diesem Jahr deutlich reduziert werden und weitere langfristige Einsparungen sind zu erwarten.

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